La nueva Ley del fichaje digital obligatorio nace como una propuesta del Ministerio de Trabajo con el objetivo de acabar con el registro horario en papel y optimizar la comprobación telemática de los datos. De hecho, esta Ley incluye además la reducción progresiva de la jornada laboral a 37,5 horas semanales sin reducción salarial, así como otras medidas complementarias.
Se prohíbe el registro horario en papel y métodos no homologados
La Ley de control horario de los trabajadores entró en vigor en 2019. Desde entonces, todas las empresas de España están obligadas a implementar un sistema de registro horario que cumpla con los requisitos establecidos por Ley. Con el avance del anteproyecto de Ley Laboral 2024, ya se ha precisado que no sólo se eliminarán los registros en papel, sino también aquellos métodos digitales que no garanticen la inmutabilidad de los datos, como Excel o los sistemas biométricos, que actualmente se consideran vulnerables en materia de protección de datos.
El anteproyecto introduce cambios clave en la gestión del tiempo de trabajo, sobresaliendo la obligatoriedad de usar un sistema digital para registrar las horas trabajadas, accesible en tiempo real para trabajadores, representantes sindicales e inspectores, y que incluya la posibilidad de auditar los datos de forma automática. Esta medida busca mejorar la precisión en el control horario, evitando errores y manipulaciones.
Una de las razones que respalda esta medida es la necesidad de crear un entorno laboral más transparente y equilibrado, en el que se protejan tanto los derechos de los trabajadores como la productividad de la empresa. Además, se incorpora el derecho irrenunciable a la desconexión digital, garantizando que los empleados no sean contactados fuera de su horario laboral.
Los registros de papel, además de ser fáciles de alterar, ocupan espacio y su gestión se vuelve cada vez más compleja a medida que aumenta el tamaño de la empresa. Más aún, se debe conservar el registro de al menos los últimos cuatro años, lo que resulta más eficiente si se realiza de forma digital, inmutable y accesible de forma remota.
Excepciones a la ley de control horario
El artículo 2.1a del Estatuto de los Trabajadores determina que los altos directivos y otras relaciones laborales de carácter especial –como los servicios del hogar, deportistas profesionales o artistas, entre otros– quedarán excluidos del cumplimiento de esta normativa. También quedan excluidas otras relaciones o prestaciones de trabajo como socios trabajadores de cooperativas, trabajadores autónomos o becarios.
En el caso de los becarios, sí se debe llevar a cabo un control horario para cumplir las horas pactadas en los acuerdos, aunque no sea obligatorio hacerlo mediante el mismo canal de los trabajadores.
Requisitos para cumplir con la nueva ley del fichaje digital obligatorio
Las empresas deben cumplir con varios requisitos obligatorios:
- Automatizar el registro de horas para reducir errores o manipulaciones.
- Los registros deben ser accesibles en tiempo real para trabajadores, representantes e inspectores, permitiendo auditorías automáticas.
- Los datos deben estar totalmente protegidos contra alteraciones y pérdidas, cumpliendo con la normativa RGPD, y conservarse durante al menos 4 años.
- Los sistemas deben permitir la generación rápida de informes detallados sobre las horas trabajadas.
- Incorporar el derecho a la desconexión digital, evitando que los empleados sean contactados fuera de su horario laboral.
¿Cuándo entrará en vigor la nueva ley del fichaje digital obligatorio?
Con los avances legislativos, se prevé que la norma entre en vigor a principios de 2026, pues se ha aplazado la fecha inicial de 2025, para permitir a las empresas disponer de un tiempo de adaptación. Es importante comenzar a prepararse cuanto antes para evitar sanciones.
Sanciones por incumplimiento de la nueva ley
Las sanciones para las empresas variarán en función de la gravedad de la infracción y se aplicarán por cada trabajador afectado. En casos generales, las multas oscilarán entre los 626 y los 6.250 euros, pudiendo llegar hasta los 10.000 euros por trabajador en situaciones de abuso sistemático o incumplimiento grave.
Ventajas del fichaje digital
Automatizar el control horario con un sistema digital ofrece múltiples ventajas tanto para la empresa como para el empleado:
- Beneficios para la empresa:
- Cumplimiento normativo, evitando sanciones.
- Optimización en la gestión del tiempo.
- Reducción de costes al evitar pagos indebidos.
- Mejora en la productividad gracias a un control preciso de las horas.
- Beneficios para el empleado:
- Protección de sus derechos, respetando sus horas y descansos.
- Transparencia total en el registro de su jornada.
- Mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, especialmente con la garantía de la desconexión digital.
Ya queda poco para que esta nueva Ley del fichaje digital obligatorio entre en vigor y sus requisitos aún son susceptibles sufrir algún ligero cambio, pero parece que esta nueva ley entrará en vigor a principios de 2026 y es recomendable que todas las empresas empiecen a preparar este nuevo sistema desde ya, pues de no hacerlo podrían incurrir en sanciones.
En nuestra Gestoría Administrativa de El Ejido, contamos con especialistas en Asesoría Laboral y conocemos distintos software que pueden adaptarse a las características de tu empresa, por lo que si tienes algún tipo de duda sobre normativa laboral no dudes en contactarnos. conocemos distintos software que pueden adaptarse a las características de tu empresa, por lo que si tienes algún tipo de duda sobre normativa laboral no dudes en contactarnos.